e-Poczta

Zintegrowany System Doręczeń Dokumentów w postaci elektronicznej

e-Poczta – jest to system łączący w sobie w jedna całość dwa inne systemy, to jest:

  • Elektroniczną Skrzynkę Podawczą – przeznaczona do obsługiwania procesu doręczeń dokumentów w postaci elektronicznej od podmiotów zewnętrznych do Urzędu; jej zadaniem jest odebranie korespondencji adresowanej do urzędu, wystawienie nadawcy UPO (urzędowego poświadczenia odbioru, potwierdzającego fakt dotarcia dokumentu do systemu teleinformatycznego adresata) oraz przekazanie pisma do systemu obiegu dokumentów (e-Kancelarii) adresata; UPO jest wystawiane przy użyciu modułu bezpieczeństwa HSM;
  • System doręczeń dokumentów w postaci elektronicznej – system przeznaczony do obsługiwania procesu doręczeń dokumentów w postaci elektronicznej wysyłanych z urzędu do adresatów zewnętrznych.

SPOSÓB DZIAŁANIA ELEKTRONICZNEJ SKRZYNKI PODAWCZEJ (ESP)

Poniższy schemat przedstawia model działania elektronicznej skrzynki podawczej. Uwzględnione są dwie typowe sytuacje – gdy dokument do urzędu składa osoba fizyczna (ewentualnie inny podmiot, który nie posiada własnej ESP), oraz gdy dokument składa podmiot posiadający własną ESP (np. inny Urząd). Przedstawione rozwiązanie jest zgodne z przepisami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno - technicznych dostarczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz. U.05.200.1651).

Rys. 1. Model działania ESP.

Sytuacja pierwsza: gdy dokument do urzędu składa osoba fizyczna (ewentualnie inny podmiot, który nie posiada własnej ESP
Obywatel może złożyć do urzędu dokument w postaci elektronicznej:

  1. pocztą elektroniczną(mailem) – kroki: A.1.1. napisanie maila), A.1.2. wysłanie maila (obowiązek przyjmowania podań również za pomocą poczty elektronicznej wynika bezpośrednio z art.63 KPA) ;
  2. jako wypełniony elektroniczny formularz - wysłany z dowolnego serwera formularzy (należy uwzględnić i taką sytuację) – kroki: B.1.1. wypełnienie formularza, B.1.2. wysłanie formularza;
  3. jako wypełniony elektroniczny formularz –  wysłany z serwera formularzy urzędu będącego adresatem; kroki: C.1.1. wypełnienie formularza, C.1.2. wysłanie formularza

Ważne jest aby e-formularz został wraz z załącznikami odpowiednio „spakowany” i w takiej formie przekazany na ESP. Niestety, nie ma do tej pory ustanowionego standardu w tym zakresie.  W zasadzie istnieją dwie propozycje rozwiązań: jedna opracowana przez stowarzyszenie PEMI (http://www.podpiselektroniczny.pl/epaczka.htm) i druga koncepcja opracowana przez firmę CeBIP (www.gdf.org.pl) – zainteresowanych tematem odsyłam na podane strony www. W dalszej części taki „spakowany dokument” wraz z załącznikami będzie określany  jako dokument zapakowany do „elektronicznej koperty”. To określenie chyba najlepiej oddaje istotę sprawy – podobnie jak w przypadku tradycyjnej koperty i w tym przypadku wszystkie dokumenty (może być ich dowolna ilość) „wkładamy do elektronicznej koperty”, dołączamy stosowne „etykiety adresowe” (czego dotyczy dokument i do kogo jest adresowany, oraz kto jest nadawcą). Dzięki temu przesyłka może być odbierana i przekazywana dalej przez dowolne systemy ESP i EOD, i nawet nie ma potrzeby „zaglądania do wewnątrz koperty” (dane zawarte na etykietach są jawne, są to „metadane” przesyłki).

Jak widzimy, ESP (elektroniczna skrzynka podawcza) powinna być w stanie obsłużyć przyjmowanie  zarówno poczty elektronicznej jak i wypełnionych e-formularzy. Zwróćmy uwagę, że jeżeli ESP nie będzie obsługiwała maili, wówczas de facto nie ma prawnej możliwości wnieść podania za pomocą poczty elektronicznej (chyba, że na jakiś urzędowy adres któregoś z urzędników- jednak w świetle obowiązujących przepisów niezaprzeczalność takiego rozwiązania jest nader wątpliwa – jak w takim przypadku automatycznie wystawić Urzędowe Poświadczenie Odbioru?).

ESP powinna sprawdzić (krok 2.1.) w jakiej przyjmowany dokument jest  postaci (czy jest to mail, czy też e-formularz) i w zależności od tego odpowiednio podejmować kolejne czynności.  Ponadto jeżeli otrzymany dokument nie byłby zapisany w postaci „spakowanego dokumentu”  wówczas ESP powinna go w takiej postaci zapisać (krok 2.2). Następnie system ESP zapisuje stosowne informacje dot. otrzymanego dokumentu oraz wystawia UPO – urzędowe poświadczenie odbioru (krok nr 3). UPO – są to dane elektroniczne dołączone do dokumentu elektronicznego doręczonego podmiotowi publicznemu lub połączone z tym dokumentem w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana dokonana w tym dokumencie jest rozpoznawalna. Zgodnie z cytowanym wyżej rozporządzeniem UPO jest podpisywane automatycznie przy użyciu HSM – jest to sprzętowy moduł bezpieczeństwa (Hardware Security Module), spełniający wymagania normy FIPS 140-2 (Security Requirements for Cryptographic Modules) poziom 3 lub wyższy, wydanej przez National Institute of Standards and Technology (NIST).

UPO odsyła się nadawcy dokumentu elektronicznego (krok 5A), a dokument dostarczony na ESP przekazywany jest do systemu obiegu dokumentów (EOD) urzędu (krok 5B). Może też być pobierany przez urzędnika ze skrytki ESP ręcznie i przekazany do załatwienia. W takim przypadku trzeba pamiętać że bieg sprawy rozpocząłby się i tak od daty wystawienia UPO. Obywatela bowiem nie będzie obchodziło w jaki sposób zorganizowana jest praca w urzędzie jeśli będzie miał potwierdzenie dostarczenia.

Doręczona do systemu EOD „e-paczka” jest „rozpakowywana” i system EOD zapisuje do swojej bazy odpowiednie informacje – wszystko to pozwala na automatyczne przyjecie i zarejestrowanie w EOD wpływającej korespondencji (krok nr 7).

Sytuacja druga: gdy dokument do urzędu składa podmiot publiczny (ewentualnie inny podmiot, który posiada własną ESP).

W porównaniu do sytuacji opisanej wyżej, w tym przypadku różnica jest taka, że UPO należy odesłać nie na adres mailowy ale na ESP podmiotu publicznego będącego nadawcą dokumentu (krok nr 15A). ESP podmiotu będącego nadawcą (Urząd B) winna wystawione UPO przyjąć i przekazać do systemu EOD (krok nr 15D). Równocześnie ESP Urzędu B, zgodnie z własnym, standardowym algorytmem działania, powinna wystawić UPO i przesłać je do ESP Urzędu A – będzie to m.in. stanowiło dowód że UPO wystawione przez ESP Urzędu A, rzeczywiście dotarło do ESP Urzędu B. Całość powinna działać w taki sposób aby nie doszło do „zapętlenia” w wystawianiu kolejnych UPO przez ESP obu urzędów.

Na schemacie nie przedstawiono modelu doręczeń dokonywanych bezpośrednio z EOD Urzędu B. Schemat tego typu doręczeń jest przedstawiony poniżej.

SPOSÓB DZIAŁANIA SYSTEMU DORĘCZEŃ DOKUMENTÓW W POSTACI ELEKTRONICZNEJ (EDD)

Na schemacie zamieszczonym poniżej przedstawiony został model działania systemu EDD. Należy zwrócić uwagę na fakt, że doręczenia są dokonywane w inny sposób w odniesieniu do osób fizycznych i w inny w odniesieniu do podmiotów publicznych, które  posiadają własną ESP. Przedstawione rozwiązanie jest zgodne z przepisami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz.U.06.227.1664).

Rys. 2. Model działania EDD.


PRZYGOTOWANIE DOKUMENTU DO WYSŁANIA -> REALIZOWANE W SYSTEMIE EOD:

Krok nr 1. Podpisanie dokumentu w EOD. Przed podpisaniem należy oczywiście dokument przygotować – dokument powinien zostać przygotowany na podstawie wzoru pisma (na przykłąd decyzji) pobranego z własnego lub centralnego repozytorium wzorów dokumentów w postaci elektronicznej (w przypadku odpowiedzi nie standardowej, niezformalizowanej, na przykład „zaproszenia”, w repozytorium powinien znaleźć się wzór o nazwie i funkcjonalności „dowolne pismo wychodzące”).

Krok nr 1 A. System EOD sprawdza ważność certyfikatu, po czym DOPISUJE do metadanych (fakultatywnych) informacje, z których wynika, że w chwili podpisywania dokumentu cetryfikat był ważny (w celu zbierania dowodów na ważność certyfikatu w chwili użycia).

Krok nr 2. Przygotowanie dokumentu do wysyłki w systemie EOD - wybranie adresata z bazy klientów, wprowadzenie innych danych, i następnie klikniecie przycisku "WYŚLIJ", zapakowanie dokumentów przeznaczonych do wysyłki do e-Paczki (zapakowanie pojedyńczego dokumentu lub całej kolekcji dokumentów do "elektronicznej koperty"); opartzenie „elektronicznej koperty” stosownymi metadanymi (czego wysyłany dokument dotyczy, dane adresata, dane nadawcy, itd.);

Krok nr 3. Podpisanie wysyłanej korespondencji i wystawienie ZPO" ; celowo używam nazwy ZPO - Zwrotne Poświadczenie odbioru" aby dróżnić je od UPO, które jest wystawiane przez ESP i podpisywane przez HSM. ZPO następnie będzie wymagało PODPISANIA PRZEZ ADRESATA -> zobacz krok nr 7).

Krok nr 4. Przekazaie dokumentów przeznaczonych do doręczenia (zapakowanych do „elektronicznej koperty”) do systemu EDD. Dla zapewnienia prawidłowego działania, system EDD musi mieć informację, czy adresat posiada ESP czy też nie posiada. Jeżeli nie posiada ESP (np. osoba fizyczna) wówczas do akiego adresata wysyłane jast AWIZO (zobacz krok 5). Natomiast jeżeli adresat posiada ESP, wówczas na adres ESP tego adresta wysyłany jest dokument (zobacz krok 20). Oba te przypadki są przedstawione poniżej.
 

DORĘCZENIE DO ADRESATA NIE POSIADAJĄCEGO ESP -> np. do osoby fizycznej:

Krok nr 5. Przesłanie na adres elektroniczny adresata „awiza”, to jest informacji zawierającej:

  1. wskazanie, że adresat może odebrać pismo w formie dokumentu elektronicznego;
  2. wskazanie adresu elektronicznego (skrytki), z którego adresat może pobrać pismo i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia pisma;
  3. pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma, a w szczególności sposobu autoryzacji pod wskazanym adresem elektronicznym oraz informacji o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru bezpiecznym podpisem elektronicznym

Krok nr 6. Adresat loguje się do EDD. Autoryzacja pod wskazanym adresem elektronicznym następuje poprzez podanie kodu dostępu, którym może być w szczególności indywidualny identyfikator, hasło lub certyfikat cyfrowy, autoryzowane przez organ administracji publicznej, lub za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego i związanego z nim certyfikatu kwalifikowanego adresata pisma.

Krok nr 7. Potwierdzenie odebrania pisma przez adresata – po prawidłowo zakończonym procesie autoryzacji adresat pisma potwierdza odebranie pisma poprzez opatrzenie urzędowego poświadczenia odbioru bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Krok nr 8. System EDD sprawdza czy certyfikat użyty przez adresta jest ważny. – uwaga: po opatrzeniu bezpiecznym podpisem elektronicznym system teleinformatyczny służący do obsługi doręczeń pism udostępnia do pobrania pismo wraz z urzędowym poświadczeniem odbioru, nie później niż w ciągu 10 sekund od zakończenia procesu weryfikacji bezpiecznego podpisu elektronicznego adresata.

Krok nr 9. Przesłanie adresatowi (mailem) informacji o wyniku weryfikacji użytego certyfikatu i w zależności od tego wyniku

  • jeżeli wynik negatywny: informuje, że pisma nie wyda;
  • jeżeli wynik pozytywny: informuje, że może je sobie odebrać (przepis mówi, że pismo jest "udostępniane do odbioru”;

Krok nr 10. Udostepnienie adresatowi do pobrania pisma wraz z urzędowym poświadczeniem odbioru - po opatrzeniu bezpiecznym podpisem elektronicznym system teleinformatyczny służący do obsługi doręczeń pism udostępnia do pobrania pismo wraz z urzędowym poświadczeniem odbioru, nie później niż w ciągu 10 sekund od zakończenia procesu weryfikacji bezpiecznego podpisu elektronicznego adresata.
Następnie adresat  pobiera na swój komuter pismo, ktrego odbior pokwitował w kroku nr 7.

Krok nr 11. Zapisanie do bazy danych systemu EDD. czasu wysłania oraz dotarcia pisma do komputera adresata.

Krok nr 31. Przekazanie do systemu EOD informacji o dokonanym doręczeniu:
Dzień podpisania przez klienta urzędowego poświadczenia odbioru uważa się za datę doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego. System EDD automatycznie generuje informacje wskazujące pisma doręczane za pomocą środków komunikacji elektronicznej, co do których nie wpłynęło potwierdzone urzędowe poświadczenie odbioru w terminie określonym w art. 46 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego. Oznacza to iż, jeżeli w terminie 7 dni od dnia wysłania pisma przez urząd, klient  nie  potwierdzi odebrania pisma bezpiecznym podpisem elektronicznym, urząd doręczy pismo drogą pocztową

DORĘCZENIE DO ADRESATA POSIADAJĄCEGO ESP -> np. do INNEGO URZEDU:

Jeżeli adresatem pisma w formie dokumentu elektronicznego jest organ administracji publicznej, doręczenie następuje na warunkach i w formie określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy o informatyzacji. Oznacza to, że w takim przypadku, dokument należy doręczyć na ESP adresata.

Krok nr 20. Dokument przeznaczony do doręczenia przekazywany jest na ESP adresata.

Krok nr 21. ESP adresata wystawia UPO - jako poświadczenie doręczenia pisma wysłanego z EDD urzedu A (zgodnie ze standardowym algorytmem działania dla ESP, opisanym wyżej)..

Krok nr 22. Przekazanie UPO wystawionego przez ESP Urzedu B (adresata pisma wysłanego z Urzedu A), do ESP Urzędu A - doręczanie dokumentów w formie elektronicznej (wszelkiego typu) do podmiotów publicznych następuje za pośrednictwem ESP..

Krok nr 23. Przyjecie przez ESP Urzędu A urzędowego poświadczenia odbioru (UPO) wystawionego przez ESP Urzędu B.

Krok nr 24. ESP Urzedu A przekazuje UPO otrzymane od ESP Urzedu B do systemu EDD Urzędu A -> w systemie EDD zapisywana są stosowne dane dotyczące dokonanego doręczenia.

Krok nr 31. Przekazanie do systemu EOD informacji o dokonanym doręczeniu: Uwaga: w przypadku nie doręczenia w terminie określonym w KPA, system automatycznie informuje o tym -> dokument powinien być doręczony drogą tradycyjną (proces doręczania w formie elektronicznej ulega zakończeniu).

Pobierz cennik Zamów produkt